Toplantı notu şablonu: kopyalayıp kullanacağın 5 hazır şablon

İyi bir toplantı notu şablonu, toplantıdan önce dolduracağın başlıkları ve toplantıdan sonra kararları, yapılacakları ve açık soruları yazacağın yerleri hazır tutar. Aşağıda haftalık ekip toplantısı, birebir görüşme, müşteri toplantısı, proje başlangıcı ve retrospektif için beş şablon var. Hepsi Markdown, kopyalayıp not uygulamana yapıştırabilirsin.

İyi bir toplantı notu şablonunda neler olur?

Her toplantı farklı bir şey için yapılır, şablonları da o yüzden farklı. Ama hepsinde aynı omurga var. Toplantının adı ve tarihi, kimlerin katıldığı, konuşulacaklar, kararlar ve sorumlusu ile tarihi yazılmış yapılacaklar.

Kalanı toplantının türüne göre değişir. Birebir görüşmede geçen sefer konuşulanların takibi önemlidir, müşteri toplantısında karşı tarafın itirazları ve bir sonraki adım. Proje başlangıcında kapsamın nerede bittiği, retrospektifte ise bir sonraki dönem neyin değişeceği.

Şablonun bir işi daha var, seni toplantıdan önce hazırlamak. Gündemi önceden yazınca toplantıda not alırken neyi yazacağını aramazsın, boşlukları doldurursun.

Bir de şablonu tek başına doldurma. Toplantıdan bir gün önce gündem kısmını katılanlarla paylaşırsan herkes kendi maddesini ekler, toplantıda “bunu da konuşalım mı?” diye kaybolan on dakika geri gelir.

Şablonları kopyalarken köşeli parantezli yerleri doldur, işine yaramayan başlığı sil. Notion gibi Markdown tanıyan bir uygulamada - [ ] satırları onay kutusuna döner.

1. Haftalık ekip toplantısı şablonu

Haftalık toplantı alışkanlığa döner ve uzar. Bu şablonda herkes kısa bir güncelleme verir, takılan işler ayrı başlıkta konuşulur.

# Haftalık ekip toplantısı: [tarih]

Katılanlar: [isimler]
Notu tutan: [isim]

## Geçen haftadan
- [ ] [geçen haftanın yapılacakları, tamamlandı mı?]

## Herkesten kısa güncelleme
- [isim]: [ne bitti, ne sürüyor]
- [isim]: [...]

## Takılan işler
- [iş]: [neden takıldı, kimden ne lazım]

## Kararlar
- [karar]

## Bu hafta yapılacaklar
- [ ] [kişi]: [iş] ([tarih])

“Geçen haftadan” bölümünün en üstte durmasının bir sebebi var. Geçen hafta söz verilen işler konuşulmadan yeni işe geçilirse liste her hafta uzar, hiçbir şey kapanmaz. Güncellemeler kısmında da herkese bir iki dakika yeter, ayrıntı gereken konu “Takılan işler”e taşınır.

Ekip yönetiyorsan yöneticiler için qatip sayfası da işine yarayabilir.

2. Birebir (1:1) görüşme şablonu

Birebir görüşmenin değeri süreklilikte. Geçen sefer konuşulanı bu sefer açmazsan görüşme her seferinde baştan başlar.

# Birebir: [isim] / [isim], [tarih]

## Geçen seferden
- [ ] [geçen görüşmede söz verilenler]

## Onun gündemi
- [çalışanın getirdiği konular]

## Benim gündemim
- [yöneticinin getirdiği konular]

## Geri bildirim
- [iki taraf için de, somut örnekle]

## Gelişim ve hedefler
- [hedef, nerede, ne lazım]

## Sonraki adımlar
- [ ] [kişi]: [iş] ([tarih])

Çalışanın gündemini yöneticininkinin üstüne bilerek koyduk, görüşme önce onun olsun. Geri bildirim bölümü de iki yönlü, yöneticinin de bir şey duyması gerekir. Somut örnek yoksa o maddeyi bir sonraki görüşmeye bırak. Birebir görüşmelerde qatip’in nasıl çalıştığını birebir görüşmeler sayfasında bulabilirsin.

3. Müşteri toplantısı şablonu

Müşteriyle konuşurken not almak zordur, çünkü dikkatin karşındakinde olmalı. Bu şablonda toplantıdan önce dolduracağın kısım ayrı, sonradan dolduracağın kısım ayrı.

# Müşteri toplantısı: [şirket], [tarih]

Katılanlar (onlar): [isim, rol]
Katılanlar (biz): [isim, rol]

## Toplantıdan önce
- Amaç: [bu toplantıdan ne çıkmalı]
- Bildiklerimiz: [son görüşmeden notlar]

## İhtiyaçları
- [kendi sözleriyle ne istiyorlar]

## İtirazlar ve soruları
- [itiraz]: [ne cevap verdik]

## Söz verdiklerimiz
- [ne, ne zamana kadar]

## Sonraki adım
- [ ] [kişi]: [iş] ([tarih])
- Sonraki görüşme: [tarih]

“Kendi sözleriyle” kısmı önemli. Müşterinin ihtiyacını senin cümlenle yazarsan bir sonraki toplantıda onu yanlış hatırlarsın.

Toplantıdan sonra “Söz verdiklerimiz” bölümünü müşteriye gidecek takip email’ine olduğu gibi koyabilirsin. İki taraf da aynı listeye bakar, bir sonraki görüşme o listeyle açılır.

4. Proje başlangıç (kickoff) toplantısı şablonu

Kickoff toplantısında konuşulmayan her şey projenin ortasında kavga olarak geri döner. Kapsamın dışında kalanları yazmak, içindekileri yazmak kadar önemli.

# Proje başlangıç toplantısı: [proje adı], [tarih]

Katılanlar: [isim, rol]

## Neden bu proje?
- [çözülen sorun, kimin için]

## Kapsam
- İçinde: [neler yapılacak]
- Dışında: [neler yapılmayacak]

## Başarı ölçütü
- [proje bittiğinde neye bakacağız]

## Roller
- Karar veren: [isim]
- Yürüten: [isim]
- Bilgilendirilecekler: [isimler]

## Takvim
- [ara teslim]: [tarih]
- [son teslim]: [tarih]

## Riskler ve varsayımlar
- [risk]: [ne yapacağız]

## İlk adımlar
- [ ] [kişi]: [iş] ([tarih])

Roller kısmında “karar veren” satırına tek bir isim yaz. İki kişinin birlikte karar verdiği projelerde kararlar ya gecikir ya da iki kez verilir. Takvimde de yalnızca son teslimi değil, ara teslimleri yaz, ilk kayma orada görünür.

Proje yönetiyorsan proje yöneticileri sayfasına da göz at.

5. Retrospektif şablonu

Retrospektifler çoğu zaman iyi bir sohbetle bitip hiçbir şeyi değiştirmez. Bu şablonun son bölümü o yüzden bir sonraki dönem deneyeceğiniz en fazla iki üç şeyi ve sahiplerini ister.

# Retrospektif: [dönem / sprint], [tarih]

Katılanlar: [isimler]
Kolaylaştıran: [isim]

## Geçen retrodan
- [denediğimiz şey]: [işe yaradı mı?]

## İyi gidenler
- [...]

## Zorlayanlar
- [...]

## Öğrendiklerimiz
- [...]

## Bir sonraki dönem deneyeceklerimiz
- [ ] [deneme]: [sahibi]
- [ ] [deneme]: [sahibi]

“Geçen retrodan” başlığını atlama. Bir önceki denemenin işe yarayıp yaramadığına bakmayan retrospektif aynı listeyi her seferinde yeniden yazar.

Kolaylaştıran kişiyi de her seferinde değiştirmeyi dene. Toplantıyı hep ekip lideri yönetince “zorlayanlar” bölümü kısa kalır, insanlar en rahatsız oldukları şeyi yöneticinin önünde söylemekte zorlanır.

Şablonu qatip’e nasıl eklersin?

Şablonu elle doldurmak yerine qatip’in doldurmasını istersen aynı bölümleri kendi şablonun olarak ekleyebilirsin. Raporun hangi bölümlerden oluşacağını şablon belirler, qatip de toplantıyı kaydedip birkaç dakika sonra raporu o bölümlerle yazar. Online görüşmeleri Mac ya da Windows bilgisayarından, yüz yüze toplantıları telefondan, toplantıya bot sokmadan kaydeder.

1. qatip’te Şablonlar’ı aç.
2. + Yeni şablon’a dokun ve yukarıdaki şablonlardan birinin başlıklarını bölüm olarak yaz (örneğin “Geçen seferden”, “Onun gündemi”, “Sonraki adımlar”).
3. En sık kullandığını Varsayılan yap. Yeni toplantıların raporu bu şablonla yazılır.
4. Bir toplantıyı başka bir şablonla görmek istersen raporun altındaki Şablon seçeneğinden başka bir şablon seç. Aynı toplantı o şablonla baştan yazılır.

Raporda çıkan yapılacaklar da her toplantıdan tek bir listede, sorumlusu ve tarihiyle toplanır. Şablonların bütün cihazlarında görünür. Şablon kütüphanesi’nde alanına göre hazır şablonlar da var, eklediğin şablon senin olur ve istediğin gibi değiştirebilirsin. Toplantının resmi kaydını tutman gerekiyorsa toplantı tutanağı nasıl yazılır? yazısındaki örnek ve şablona da bakabilirsin. Planlar fiyatlar sayfasında.