Toplantıya bot sokmadan not almak

Toplantıya bot sokmadan not almanın yolu, kaydı görüşmeye katılan ayrı bir hesaptan değil kendi cihazından almak. Online görüşmede bilgisayarın kendi sesini, yüz yüze toplantıda masadaki konuşmayı kaydeden bir uygulama bu işi görür. Katılımcı listesine kimse eklenmez, kimse bekleme odasından bot kabul etmek zorunda kalmaz. Kayda aldığını söylemek yine senin işin.

Toplantı botu nedir, nasıl çalışır?

Toplantı botu, not alma servislerinin görüşmeye gönderdiği sanal bir katılımcı. Takvimine bağlanır, toplantı linkini bulur ve saati gelince görüşmeye bir insan gibi katılır. Katılımcı listesinde “Not Alıcı” gibi bir adla, çoğu zaman kendi kutusuyla durur, görüşmenin sesini (bazen görüntüsünü de) içeriden kaydeder. Toplantı bitince kaydı kendi sunucusuna götürüp yazıya döker.

Fikir mantıklı, kimsenin bir şey kurmasına gerek kalmıyor, link olan her yere bot gidebiliyor. Sorun, toplantıdaki diğer insanların bu misafiri nasıl karşıladığında.

Toplantı botları insanları neden rahatsız ediyor?

Kimsenin davet etmediği biri odaya girmiş gibi duruyor. Senin için tanıdık bir araç, karşı taraf için tanımadığı bir isim. Müşteri ya da aday görüşmenin ilk dakikasını “bu kim?” diye sormaya harcıyor, sen de açıklama yapıyorsun.

Toplantıyı açan kişiye iş çıkarıyor. Bekleme odası açık bir görüşmede botu birinin içeri alması gerekiyor. Kabul eden olmazsa bot dışarıda kalır, not da olmaz.

Şirket kuralına takılabiliyor. Bazı şirketler dış katılımcılara ya da tanımadıkları uygulamalara kendi toplantılarında izin vermiyor. Onların açtığı bir görüşmeye senin botun hiç giremeyebilir.

Havayı değiştiriyor. Kayıt yapıldığını bilmek kötü bir şey değil, insanların bunu bilmesi gerekir de. Ama ekranın köşesinde duran bir kayıt kutusu bazı insanları daha temkinli konuşturuyor, özellikle hassas bir konu açılınca.

Bir de gitmemesi gereken yere gidebiliyor. Takvime bağlanan bazı botlar varsayılan olarak her toplantıya katılır. Kapatmayı unutursan, not almak istemediğin bir birebir görüşmede de bot belirebilir.

Yüz yüze toplantıda ise bot hiçbir işe yaramaz. Toplantı odasında bir link yok, bot da yok.

Kendi cihazından kayıt nasıl çalışır?

Botsuz kayıtta görüşmeye kimse katılmaz. Kayıt zaten görüşmede olan cihazdan, yani senin bilgisayarından ya da telefonundan alınır. qatip’te bunun üç yolu var.

Bilgisayarda: Mac ve Windows

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ya da başka bir uygulamayla görüşürken qatip bilgisayarın kendi sesini kaydeder. Senin mikrofonun da karşı tarafın sesi de bu kayda girer.

1. qatip’i Mac’ine ya da Windows bilgisayarına kur.
2. Bir görüşme başladığında qatip bunu fark eder ve kaydetmeyi önerir.
3. Kaydı başlat, görüşmene devam et. Görüşmeye kimse eklenmez.
4. Görüşme bitince birkaç dakika içinde transkript ve rapor hazır olur.

Mac’te qatip bir adım daha atar, Zoom, Meet ya da Teams penceresinden o an kimin konuştuğunu okuyup rapordaki isimleri buna göre yazar. Ekranda paylaşılan sunumlar da istersen rapora girer.

Tarayıcıda: Chrome uzantısı

Görüşmeye uygulama yerine tarayıcıdan giriyorsan Chrome uzantısı yeter. Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams görüşmelerini tarayıcının içinden kaydeder. Meet’te bir artısı daha var: Toplantının kaydedildiğini görüşmenin sohbetine kısa bir not olarak yazabilir, böylece sonradan katılan biri de bunu görür.

Telefonda: yüz yüze toplantılar

Masadaki toplantı için telefonu ortaya koyup kaydı başlatman yeterli. Ekran kilitliyken de kayıt sürer, kilit ekranından duraklatıp bitirebilirsin. Önemli bir an geldiğinde bayrakla işaretler, tahtanın ya da slaytın fotoğrafını çekip kayda eklersin. Takvimindeki toplantıdan bir dakika önce de hatırlatma gelir.

Bot ile kayıt ve kendi cihazından kayıt arasındaki fark

	Toplantı botu	Kendi cihazından kayıt
Görüşmeye nasıl girer?	Ayrı bir katılımcı olarak katılır	Görüşmeye girmez, senin cihazında çalışır
Katılımcı listesinde görünür mü?	Evet	Hayır
Bekleme odasında onay ister mi?	Oda açıksa ister	Hayır
Karşı tarafın şirket kurallarına takılır mı?	Takılabilir	Görüşmeye katılmadığı için takılmaz
Yüz yüze toplantıda çalışır mı?	Hayır	Evet, telefonla
Kaydı kim haber verir?	Görünür olması bir uyarı sayılır	Sen söylersin

Tablonun son satırı önemli, bir sonraki bölüm onunla ilgili.

Bot yoksa kimseye söylemene gerek var mı?

Var. Bot ekrandayken herkes bir şeylerin kaydedildiğini en azından tahmin eder. Kendi cihazından kayıt aldığında ise ekranda kendiliğinden çıkan bir işaret olmayabilir. Bu yüzden haber vermek tamamen sana kalır. İşin nezaket tarafı da var, sözlerinin nereye gittiğini bilen insan daha rahat konuşur.

Pratikte işe yarayan şey basit:

1. Toplantının başında, kayda başlamadan önce söyle: “Notları kaçırmamak için kaydediyorum, sorun olan var mı?”
2. Biri istemezse kaydı açma, not almaya elle devam et.
3. Raporu toplantıdakilerle paylaş. Kaydın neye yaradığını gören insan bir dahaki sefere daha rahat olur.

qatip her kayıttan önce sana haber vermeyi hatırlatır, Meet’te Chrome uzantısı sohbete not da düşebilir. Ama söylemek, kaydı başlatan kişinin işi.

Kayıt sonrası elinde ne kalıyor?

Bot olmaması, elindeki sonucun eksik olacağı anlamına gelmiyor. Toplantıdan birkaç dakika sonra kimin ne dediğini satır satır gösteren transkript hazır olur. Raporda özet, kararlar, sorumlusu ve tarihiyle yapılacaklar ve açık sorular var. Raporu toplantıdaki herkese tek tıkla email ile gönderebilir ya da bir link olarak paylaşabilirsin. Linki açanın hesabı olması gerekmez. Bütün toplantılarındaki yapılacaklar da tek bir listede toplanır, iPhone’da Anımsatıcılar’a ekleyebilirsin. Aylar sonra bir şeyi hatırlamak istediğinde bütün toplantılarına düz bir soru sorarsın, cevabın hangi toplantıdan ve hangi andan geldiğini de görürsün.

Kayıtların Frankfurt’ta, Avrupa Birliği içinde saklanır, yalnızca sen ve paylaştığın kişiler görür, yapay zeka modeli eğitmek için kullanılmaz. Sesin ne kadar tutulacağını da sen seçersin.

Online görüşmeler için nasıl çalıştığını botsuz toplantı kaydı sayfasında, masadaki toplantılar için yüz yüze toplantı kaydı sayfasında görebilirsin.